Logocom
Bibliotheek


In januari 2011 heb ik een team van totaal 14 personen mogen begeleiden. Zij werken allen voor dezelfde organisatie. Door een reorganisatie is de ene afdeling gesaneerd en zijn de verkoopmedewerkers overgeplaatst naar het andere verkoopteam. Het gaat in totaal om 4 mannen en 4 vrouwen. Met een manager, een 3-tal telefonisten/receptionisten en 2 back-office medewerkers. Helaas moest men door de reorganisatie afscheid nemen van 2 teamleden.

Het doel van de Reteaming is door de manager als volgt verwoordt:

“Het team naar een hoger plan trekken, door elkaar te helpen, te versterken, door er voor elkaar te zijn”

Om een beter beeld te krijgen van een aantal onderdelen heb ik de MMT Vragenlijst ingezet (MeerMetTeams/Marijke Lingsma), Hieruit kwam duidelijk naar voren dat het team op alle 5 de onderdelen minimaal scoorde:

  • Sociale Cohesie
  • Vertrouwen
  • Psychologische Vrijheid
  • Open Communicatie
  • Feedback geven/vragen
  • Rolverdeling

Vanuit de organisatie heb ik meer achtergrondinformatie gekregen over thema’s die leefden binnen de groep en die voor veel wrijving zorgden. In overleg is besloten om als eerste een Reteaming aan te bieden. De motivatie daarvoor was dat de twee verkoopteams nu als één geheel moesten gaan functioneren en gaan samenwerken. Juist om de onderlinge verschillen te overbruggen en samen te gaan werken aan een gezamenlijk doel heb ik deze methodiek voorgesteld. De wens vanuit het management was ook om het een luchtige meeting te laten zijn, welke afgesloten werd met een etentje in het kader van teambuilding.


"Zonder wrijving geen glans”

Stappenplan

Tijdens de introductie aan het begin van het programma heb ik de uitkomst van de vragenlijst met het team doorgenomen. We hebben met elkaar wat dieper ingezoomd op de thema’s die wrijving geven. Ik heb het team aan de hand van de teamontwikkelingsfasen naar zichzelf laten reflecteren. Men concludeerde wat ik al vastgesteld had: langdurig in een sluimerende strijdfase zitten, die zich vooral aan de onderkant van de ijsberg afspeelt.


Stap 1: inventariseren van wat er niet goed gaat.

Reteaming is een proces dat werkt vanuit de toekomst. Je wordt gevraagd om jezelf in de toekomst te projecteren en je voor te stellen dat je heel erg tevreden bent met hoe het allemaal gaat, binnen het team. In de casus van dit team vermoedde ik dat het dromen te ver weg stond van de huidige realiteit. Ik heb er bewust voor gekozen dat zij stoom konden afblazen. En dat zij naar elkaar in de groep zouden uitspreken wat hen dwars zat. Dit heb ik ook kunnen en durven doen omdat ik het team al wat langer kende en zij mij. De volgende vragen hebben de teamleden voorgelegd gekregen:

  • Waar wil je van af?
  • Wat werkt belemmerend voor jou voor het zijn van één team?
  • Waar krijg je geen energie van? Waar loop je op leeg?

De antwoorden op deze vragen hebben we plenair verzameld. Een mooie reflectieronde voor de teamleden. Tijdens deze stap kreeg een ieder 1-A4tje waarop hij datgene moest opschrijven waar hij het allerliefste van af zou willen, in relatie tot de veranderbehoefte binnen het team. Na stap 4 licht ik toe wat er met dit A4tje is gebeurd.


Stap 2: ombuigen naar veranderbehoefte: wat wil je wel?

Reteaming_dromen

Toen het probleem helder en benoemd was en de pijnpunten op geschreven waren, heb ik de groep gevraagd na te denken over wat zij wilden in plaats van het probleem. Ondersteunende vragen die ik daarbij stelde:

 

  • Wat wil je in plaats van het probleem?
  • Wat is jouw wens voor het team?
  • Wat is jouw ideaalbeeld van een goed samenwerkend team, dat gezamenlijke doelen nastreeft?
Vele mooie positieve veranderbehoeften werden genoemd.
 

Stap 3: filteren van gezamenlijke doelen
Als de wens er is om zich een (h)echt team te voelen, en om als een hecht team ook te functioneren, dan zul je met elkaar doelen moeten opstellen om die na te kunnen streven. Dus uit de eerder geïnventariseerde veranderbehoeften heeft de groep met elkaar 1 doel benoemd waaraan zij gaan werken, met als gewenst resultaat: het zijn van één team.
Het thema van deze groep was in het bijzonder Transparante Communicatie. Onderliggende begrippen die daarbij vaak een rol spelen zijn:
  • Eerlijkheid en openheid naar elkaar in elke situatie
  • Meer organisatorische, bedrijfsmatige informatie delen met elkaar.
  • Transparante informatievoorziening
  • Vertrouwen hebben in elkaar
  • Vooruitkijken, neuzen dezelfde richting uit
  • Duidelijkheid, helderheid met betrekking tot regels en afspraken.

Reteaming_doel_kiezen

 

 

Stap 4: wat is er nu al? En waar wil je komen te staan met betrekking tot het doel?

Een overtuiging uit het Oplossingsgericht Coachen is dat een probleem er nooit 24 uur per dag is. Er zijn altijd momenten waar te nemen waarop er al iets voelbaar, merkbaar is van het gewenste eindresultaat. Hiervoor gebruik ik een schaalvraag. “Geef op een schaal van 0 -10 aan waar je nu staat en benoem wat jij ziet dat het team al doet met betrekking tot transparante communicatie.” Deze stap geeft altijd hoop en vertrouwen omdat de teamleden zich bewust worden van het feit dat je eigenlijk al redelijk veel doet: het is erg onwaarschijnlijk dat het gaat om een doel waar men zich nog nooit mee bezig gehouden heeft. Men heeft in de praktijk vaak al veel gedaan in de richting van het doel.


Een tweede onderdeel is visualiseren van hoe voor jou de gewenste eindsituatie eruit ziet. Wanneer weet je als team dat je bent waar je wilt zijn, wat is er dan, hoe ziet het eruit, wat doe je dan, waaraan kun je merken dat je je doel bereikt hebt?
De rechterkant van de schaal maakt goed inzichtelijk welke verwachtingen men heeft ten aanzien van het doel, er wordt een gezamenlijk beeld gevormd.

 

Schaalvraag

 

Tussenstap: Erkennen dat het een opgave is, en redenen tot vertrouwen vinden:

 

Reteaming_erkennen_opgave

 

In stap 1 heb ik beschreven dat dit team het nodig had om stoom af te blazen, om hardop uit te spreken waar zij last van hebben in de samenwerking. Door de vervolgstappen 2 tot 4 te doorlopen zijn natuurlijk niet in één keer alle negatieve gevoelens en belemmerende gedachten opgelost. Op dit punt in de Reteaming kan het nuttig en zinvol zijn om bij die ballast stil te staan. Erkennen dat het niet gemakkelijk is om het doel te bereiken, want anders was het team er zelf al in geslaagd. Binnen TeamCoaching gebruik ik de stelregel: “storingen gaan voor”. Dus voordat je een volgende stap gaat maken, is het goed om stil te staan, je te bezinnen op het feit dat het bereiken van het doel een opgave kan zijn. Veel “ja-maar” gedachten belemmeren de weg naar het doel. Lastige kwesties, pijn punten gum je niet zomaar weg. Het stil staan bij is in deze fase voldoende. Het (h)erkennen is een eerste stap om een team in beweging te krijgen. Dit is ook hèt moment waarop elk teamlid zijn A4tje nog eens naleest, uit stap 1. Als het team (met behulp van een gepaste procesbegeleiding) weer richting de toekomst begint te kijken, is het moment aangebroken om het A4tje uit stap 1 erbij te pakken.  Ik laat elk teamlid hiervan een prop maken en deze symbolisch in de prullenbak gooien, die ik midden in de groep had gezet. Als metafoor zeer krachtig: dit willen we dus niet meer!
 
“Lastig maar niet onmogelijk”
 

Reteaming_Vertrouwen

Een mooie interventie na het stilstaan bij de opgave is: de schaal van vertouwen. Elk teamlid wordt uitgenodigd om over “een papieren schaal” te lopen waarop de getallen 0 tot 10 staan. Het teamlid gaat op die waarde staan die voor hem aangeeft hoeveel vertrouwen hij heeft in het team, dat het team er - ondanks de lastige kwesties – in gaat slagen om het gewenste doel te bereiken. Deze interventie stimuleert het toekomstgerichte, geeft hoop en daarmee vertrouwen. Elk teamlid noemt ook een reden waarom hij er vertrouwen in heeft dat het mogelijk is. Hiermee breng je alle beschikbare hulpbronnen in kaart en alle overige brokjes informatie die de opvatting staven dat het mogelijk is om het doel te bereiken.


Stap 5: Iets beloven, persoonlijke bijdrage aan het doel delen met het team

Bij Reteaming wordt ervan uitgegaan dat je een betere kans van slagen hebt als je eenvoudig een beslissing neemt over de volgende stap die je zet en die dan ook hardop meedeelt aan de overige teamleden. Zij kunnen horen en zien op welke manier jij als teamlid jouw bijdrage levert aan het doel. Tegelijk kan ieder teamlid de ander helpen, steunen of aanmoedigen bij het nastreven van het doel. Omdat dit team de transparante communicatie wil verbeteren, heb ik hen gevraagd om het doel transparant te maken met behulp van de volgende vragen:

  • Wat ga jij doen?
  • Hoe ga jij het doen?
  • Wanneer?
  • Wat zal het team ervan zien?
  • Wat is er dan anders?

Reteaming_belofte_doen

 

Het werkt heel krachtig als je het teamlid de antwoorden laat verwoorden met behulp van een IK zin: 

voorbeeld: “Ik ga mij inzetten voor transparante communicatie doordat IK bij onduidelijke, onvolledige informatie navraag ga doen bij de desbetreffende collega. Jullie als teamlid zullen merken dat ik een opdracht niet zomaar aanneem maar dat ik eerst een aantal doorvragen stel om na te gaan of we dezelfde verwachtingen hebben met betrekking tot de opdracht/vraag. Ik wil hiermee bewerkstelligen dat er minder irritatie, en een betere samenwerking onderling ontstaat.”

 

“Individual commitment to a group effort –

that is what makes a team work.”

 

Vervolgtraject

Uit de evaluatie van deze Reteaming kwam enerzijds naar voren dat het team opgelucht was en met veel positieve energie op pad ging. Anderzijds waren er ook nog wel aarzelingen met betrekking tot de onderliggende thema’s die nog niet echt opgelost waren. Hiervoor krijgen zij nog extra ondersteuning de komende maanden door middel van TeamCoaching. Over een ½ jaar zal de MMT vragenlijst opnieuw ingevuld worden zodat het zichtbaar wordt welke vooruitgang zij geboekt hebben. En er staat een follow-up Reteaming gepland om de successen te vieren, mogelijke terugval die er geweest is te bespreken, en te leren hoe daar in de toekomst mee omgegaan kan worden. Deze follow-up Reteaming is er vooral op gericht om iedereen te bedanken of te belonen die eraan mee gewerkt heeft om het team tot een succes te maken.

Reteaming_Succes_vieren

 

Herkent u dit?

Heeft u ook een team wat niet altijd lekker loopt, waar er wrijvingen zijn, waar er soms felle aanvaringen zijn? Bent u op zoek naar een korte, krachtige interventie methodiek? Laat u informeren over wat Reteaming voor uw team kan betekenen. Graag vertel ik u er meer over.

Marjoleine Jansen

Gecertificeerd Reteaming Coach

 

cirkel_van_handen

Groepsvorming is een spel van yin en yang

Coachingkalender